Para escritório pequeno, “mais barata” não basta. Este guia troca preço inicial por requisitos comparáveis: tipo de documento, volume medido, necessidade de cor, pausas de uso, espaço, suporte e custo total. O resultado é uma matriz que pode concluir que a melhor decisão é adiar a compra.
Tanque de tinta e laser são tecnologias diferentes. Rendimento e custo efetivo variam por modelo, cobertura de página e rotina. Este é um guia de comparação documental; não houve teste físico.
Meça o fluxo antes de olhar modelos
Durante quatro semanas, anote páginas por dia, cor ou preto e branco, frente e verso, urgências, falhas e quem usa a máquina. Separe impressão de digitalização. Uma multifuncional pode atender ambos os fluxos, mas isso não a torna automaticamente a melhor escolha.
| Critério | Pergunta que elimina opção incompatível |
|---|---|
| Volume real | Quantas páginas foram impressas, e não quantas a equipe imagina? |
| Cor | É requisito de saída ou preferência ocasional? |
| Intervalo | A máquina pode ficar parada por semanas? |
| Operação | Quem repõe insumo, limpa e aciona garantia? |
| Custo | A conta inclui equipamento, suprimento, papel e serviço? |
Exemplo simulado: um insumo custa R$ 120 e declara 6.000 páginas. A conta de suprimento é 120 ÷ 6.000 = R$ 0,02 por página, antes de papel, energia, manutenção e desperdício. Não use esse número para outro modelo.
Decida e verifique
Solicite ficha técnica, manual e garantia do modelo exato. Confirme consumíveis aceitos, frente e verso e compatibilidade com o sistema operacional. Se uma condição importante não estiver documentada, marque pendência em vez de estimar.
Após instalar, imprima página de teste, um documento do fluxo real e frente e verso se isso for requisito. Registre modelo, driver, data e resultado. Uma falha não prova defeito: consulte manual, suporte ou política de troca antes de colocar a máquina no fluxo.