Este modelo é para equipes que recebem pedidos por mensagens e depois precisam perguntar “em que ponto está?”. O resultado é uma fila com dono, próximo passo e status definido. Ele não substitui sistema de chamados quando há permissões, integrações ou auditoria mais complexas.
Comece com a menor tabela útil
Crie colunas para número, entrada, solicitante, pedido, prioridade, responsável, prazo combinado, status, próximo passo e última atualização. Não copie dados sensíveis para uma planilha compartilhada sem autorização e controle de acesso.
| Nº | Pedido | Dono | Prazo | Status | Próximo passo |
|---|---|---|---|---|---|
| 014 | revisar proposta fictícia | Luana | 31/10 | em triagem | confirmar anexo |
| 015 | comprar adaptador | Caio | 04/11 | aguardando | receber modelo da porta |
| 016 | emitir relatório | Luana | 30/10 | concluído | enviar link |
Os exemplos são simulados. “Concluído” precisa de evidência, como saída entregue ou compra aprovada.
Escreva regras de status
- Em triagem: a entrada existe, mas falta escopo, dado ou dono.
- Em andamento: alguém aceitou executar e há próximo passo datado.
- Aguardando: depende de informação, aprovação ou entrega; registre de quem e desde quando.
- Concluído: a saída foi entregue e evidenciada.
- Cancelado: não será executado; preserve o motivo.
Em uma revisão diária curta, filtre vencidos e aguardando sem próximo passo. A cobrança deixa de ser busca no WhatsApp e aponta para uma linha concreta.
Teste a recuperação
Escolha cinco pedidos autorizados ou simulados. Peça a alguém que não viu a conversa original para identificar pedido, dono, prazo e pendência. Se a linha não responder, ajuste o campo ou a regra. Não use o teste como medida de produtividade; ele verifica clareza.