IA no financeiro · Conciliação bancária, artigo 1 de 4. Veja a trilha completa e as outras tarefas.
Conciliar o banco é daquelas tarefas que ninguém nota até dar errado. Comparar extrato com o sistema linha a linha é repetitivo, mas no meio do caminho aparecem decisões que exigem critério: esse PIX é de qual cliente? Essa diferença é tarifa, juros ou erro de lançamento? Esse pagamento saiu mesmo ou voltou?
Neste artigo você vai ver:
- o que é conciliação bancária, os tipos mais comuns e por que dá trabalho;
- como ela costuma ser feita à mão, e quanto custa em horas;
- por que vale a pena automatizar, e o que continua com uma pessoa;
- a planilha de conciliação, o relatório e o registro que a skill entrega;
- o que vem no template.
Se você ainda não sabe o que é uma skill de IA, o artigo geral da série explica.
O que é conciliação bancária
Conciliação bancária é a conferência entre o que o banco registrou e o que a empresa esperava registrar. Você compara saldos e movimentos, encontra os pares sustentados pelos dados e explica cada diferença.
A pergunta de controle é simples: saldo anterior + entradas − saídas = saldo final. Essa conta precisa fechar em cada fonte, no extrato e no sistema, antes de comparar uma fonte com a outra.
"Bater o saldo" não basta
Uma entrada e uma saída esquecidas pelo mesmo valor se anulam: o saldo fecha e os dois erros continuam escondidos. Por isso cada par precisa guardar:
- a referência do banco;
- o documento do sistema;
- a data e o valor;
- a regra usada para formar o par.
O resultado de uma boa conciliação não é uma baixa automática. É uma proposta rastreável, que uma pessoa investiga e aprova.
Por que ela importa
Feita com atraso ou de qualquer jeito, a conciliação deixa passar:
- lançamento errado no sistema;
- tarifa cobrada acima do contratado;
- pagamento em duplicidade;
- estorno que ninguém viu (o fornecedor acha que foi pago, mas o dinheiro voltou);
- recebimento que nunca caiu.
E o saldo conciliado alimenta outras decisões, como o fluxo de caixa. Se a base está errada, tudo o que vem depois herda o erro.
Os tipos de conciliação
O princípio é um só, mas as fontes mudam conforme a forma de receber e pagar:
| Tipo | O que se compara | Dificuldade típica |
|---|---|---|
| Saldo e movimentos | Extrato contra planilha, ERP ou sistema financeiro | Sinal, descrição, data, linha repetida, tarifa, movimento ainda não compensado |
| Boletos recebidos | Retorno do banco contra títulos em aberto | Juros, desconto, duplicidade, data de crédito |
| PIX recebidos | PIX contra pedidos, vendas ou títulos | Pagador diferente do cliente, valores iguais, pagamento parcial |
| Pagamentos | Contas a pagar contra retorno ou extrato | Agendado que não saiu, devolução, estorno |
| Cartões | Venda contra agenda de recebíveis e crédito no banco | Parcelas, lotes, antecipação, taxa da maquininha, chargeback |
| Marketplaces | Pedidos contra relatório de repasse e crédito | Um crédito reúne muitos pedidos, com comissão, frete e devolução |
| Tarifas e encargos | Débitos do banco contra o pacote contratado | Tarifas pequenas, juros, IOF, cobrança acima do contratado |
| Aplicações e empréstimos | Aplicações, resgates e parcelas contra contratos | Aplicação automática, IR, IOF, principal × juros |
| Conciliação contábil | Razão da conta Bancos contra extrato | Datas diferentes, pendências antigas |
Na maioria das empresas, os três primeiros aparecem juntos. Saldo e movimentos dão a prova aritmética; boletos e PIX dizem quem pagou. Um crédito pode fechar o saldo e continuar sem identificação: o banco está certo, mas o contas a receber ainda não sabe qual título baixar.
Por que dá trabalho
Os dados das duas fontes parecem iguais, mas não são:
- Datas diferentes: o banco registra a data do crédito; o sistema, a do pedido ou do vencimento.
- Sinais diferentes: o débito vem negativo no extrato e positivo, com o tipo "Saída", no sistema.
- Descrição abreviada: "PIX RECEBIDO AURORA COMERCIO LTDA" de um lado, "Recebimento Cliente Aurora" do outro.
- Lotes: um crédito de cartão junta várias vendas; um débito paga vários títulos.
- Estornos: o pagamento parece concluído até aparecer a linha de devolução.
- Linhas de saldo e repetidas: o extrato exportado traz saldos no meio e, às vezes, a mesma linha duas vezes.
Nos pequenos negócios, a própria base de controle varia. A pesquisa Hábitos Financeiros 2025 do Sebrae informa que 30% usam planilhas, 25% caderno, 20% aplicativo ou sistema e 10% não controlam entradas e saídas. Informa também que 61% misturam finanças pessoais e empresariais. Esses números descrevem a amostra da pesquisa, não todas as empresas, mas mostram que não dá para supor que todo mundo tem um ERP organizado.
Quanto tempo leva
Não existe um número único. Dez movimentos com cartão, PIX e repasses de marketplace podem dar mais trabalho que cem recebimentos bem identificados. O tempo depende de:
- quantidade de contas e de lançamentos;
- meios de pagamento e quantidade de fontes;
- lotes e agrupamentos;
- quantas exceções aparecem e quanto retrabalho elas geram.
Para ter uma ordem de grandeza, o ebook usa um exemplo hipotético: 45 minutos por dia de conciliação à mão e 10 minutos de revisão com a skill, em 21 dias úteis.
| Item mensal | Conta | Resultado hipotético |
|---|---|---|
| Tempo à mão | 45 min × 21 | 15,75 h |
| Tempo de revisão com a skill | 10 min × 21 | 3,50 h |
| Capacidade liberada | 15,75 h − 3,50 h | 12,25 h |
Esses números são hipóteses do livro, não medições. As 12,25 horas são capacidade para revisar melhor ou absorver mais demanda, não economia automática de caixa. Antes de automatizar, meça a sua linha de base: cronometre algumas conciliações, conte lançamentos, fontes e exceções.
O que é mecânico e o que é decisão
| Parte mecânica | Parte humana |
|---|---|
| Ler os arquivos | Decidir tolerâncias e agrupamentos permitidos |
| Normalizar datas, valores e sinais | Aprovar agrupamentos |
| Procurar pares e calcular saldos | Investigar valores diferentes |
| Agrupar candidatos | Falar com o banco ou o fornecedor |
| Organizar as pendências | Lançar ajustes e aprovar a conciliação |
A parte mecânica é a que a IA pode preparar. A humana continua com você.
Uma escala ajuda a localizar onde a sua empresa está:
| Estágio | Como funciona |
|---|---|
| 0 | Não há registro confiável para comparar |
| 1 | A pessoa exporta o extrato e confere uma planilha |
| 2 | O sistema importa o extrato, mas alguém escolhe os pares |
| 3 | Regras casam os casos óbvios e deixam uma fila de exceções |
| 4 | Um software dedicado organiza grande volume, e pessoas tratam as exceções |
A skill desta trilha fica no estágio 3: regras para os casos claros e uma fila de exceções para a pessoa decidir.
Vale a pena para a sua empresa?
Responda sim ou não:
- Há extrato e pelo menos um registro interno, ou o compromisso de começar pelo modo sem registros?
- A empresa definiu contas, meios de pagamento, período e pessoa revisora?
- As regras de tolerância, agrupamento e parada podem ser escritas e aprovadas?
- A equipe aceita manter as pendências visíveis, sem forçar pares para fechar o saldo?
Se alguma resposta for não, resolva isso antes de montar a skill.
Como a conciliação costuma ser feita hoje
Na maioria das pequenas e médias empresas, a rotina manual é parecida:
- Alguém entra no internet banking e exporta o extrato do período, em PDF, Excel, CSV ou OFX.
- Exporta o relatório de movimentos do sistema, ou abre a planilha de controle.
- Coloca os dois lado a lado, muitas vezes impressos, e vai ticando linha por linha.
- Quando não acha o par, procura pelo valor, pela data próxima ou pelo nome parecido.
- Pergunta para quem sabe: "esse PIX de R$ 700 é de quem?", "esse boleto foi pago com juros?".
- Anota o que ficou pendente numa planilha à parte, num caderno ou na memória.
- Lança os ajustes no sistema e segue para o próximo dia.
Isso funciona enquanto o volume é pequeno e a mesma pessoa faz sempre. Os problemas aparecem quando:
- o conhecimento fica na cabeça de uma pessoa: quem sabe que "CRED CARTAO REDE LOTE 1" é a maquininha da loja sai de férias, e a conciliação para;
- não fica rastro: ninguém sabe por que um par foi formado nem quem decidiu;
- a pendência some: o item anotado no caderno não é cobrado no dia seguinte;
- o atraso acumula: quando a semana aperta, a conciliação fica para depois, e um estorno descoberto 20 dias depois já virou problema com o fornecedor.
Por que vale a pena automatizar
O custo escondido em horas
A conciliação manual raramente aparece como custo, porque é feita por alguém que já está na folha. Mas ela consome horas de quem costuma ser um dos profissionais mais caros do financeiro: o analista experiente, o controller ou o próprio dono. São justamente as pessoas que deveriam estar analisando o caixa, negociando com fornecedores ou preparando o fechamento.
Para fazer a sua conta, use o custo-hora da pessoa que concilia: salário, encargos e benefícios do mês, divididos pelas horas trabalhadas no mês.
Custo mensal da conciliação = minutos por dia × dias úteis ÷ 60 × custo-hora
Com a hipótese do livro (45 minutos por dia à mão, 10 minutos de revisão com a skill, 21 dias úteis), o tempo cai de 15,75 para 3,50 horas por mês: 12,25 horas a menos. Veja quanto isso vale para três custos-hora diferentes:
| Custo-hora | Custo à mão por mês | Custo da revisão por mês | Horas liberadas por mês | Valor das horas liberadas por ano |
|---|---|---|---|---|
| R$ 62,50 (hipótese do livro) | R$ 984,38 | R$ 218,75 | R$ 765,63 | R$ 9.187,50 |
| R$ 100,00 | R$ 1.575,00 | R$ 350,00 | R$ 1.225,00 | R$ 14.700,00 |
| R$ 150,00 | R$ 2.362,50 | R$ 525,00 | R$ 1.837,50 | R$ 22.050,00 |
Os tempos e os custos-hora são ilustrativos. O primeiro é a hipótese do ebook; os outros dois só mostram como o valor cresce quando quem concilia é um profissional mais caro. Troque pelos números da sua empresa.
E o custo de montar?
A skill também custa: tempo para preencher a ficha, testar e manter. O livro supõe 24 horas para criar e testar, e R$ 12,00 por mês de uso da IA. Com R$ 62,50 por hora, a criação custa R$ 1.500,00, e o retorno vem em cerca de 2 meses:
R$ 1.500,00 ÷ (R$ 984,38 − R$ 218,75 − R$ 12,00) ≈ 2,0 meses
Com um profissional mais caro, a criação também fica mais cara, porque é a mesma pessoa que monta e testa. O prazo de retorno continua perto de 2 meses, mas o valor liberado por ano é maior.
O que as horas não mostram
O ganho mais importante nem sempre é o tempo:
- Capacidade, não demissão: as horas liberadas servem para revisar melhor, absorver mais volume ou adiar uma contratação. Só viram economia de caixa se algum gasto deixar de existir de fato.
- Conciliação em dia: feita todo dia, ela pega o estorno e a tarifa errada enquanto ainda dá para resolver.
- Regras escritas: o que estava na cabeça de uma pessoa vira ficha, catálogo e de-para. Outra pessoa consegue revisar e substituir.
- Rastro: cada execução deixa planilha, relatório assinado e uma linha no registro.
- Revisão no lugar de digitação: a pessoa deixa de ticar linha por linha e passa a decidir só o que precisa de decisão.
Na conta real entram também implantação, manutenção, revisão e falhas. Nenhum desses números é promessa de economia.
O que a IA faz e o que continua com você
| A skill faz | Você faz |
|---|---|
| Lê os arquivos autorizados e confere se cada fonte fecha | Exporta os arquivos e corrige o que estiver errado na origem |
| Normaliza datas, valores e sinais | Define tolerâncias, agrupamentos e o que para a execução |
| Forma os pares sustentados pelos dados | Aprova agrupamentos e decide os casos duvidosos |
| Separa divergências e pendências, com motivo, responsável e próxima ação | Investiga, fala com o banco ou o fornecedor e lança ajustes |
| Explica a diferença entre banco e sistema | Revisa a planilha, decide e assina |
A regra de ouro: na dúvida, a linha vai para Pendências, nunca para um par. Uma skill que força correspondência para "fechar" a conta é pior do que nenhuma.
O que a skill entrega a cada execução
A skill montada com o kit não devolve só uma planilha. A cada execução, ela deixa três registros:
| Entrega | Quando | Para que serve |
|---|---|---|
| Planilha de conciliação com relatório de verificação | quando a conciliação é concluída | a pessoa revisa, decide e assina |
| Registro de execução | em toda execução, inclusive quando para | histórico de tudo o que a skill rodou |
| Aviso de parada | quando falta algo crítico | explica por que parou e o que fazer |
1. A planilha de conciliação bancária, com o relatório de verificação
O arquivo conciliacao-AAAA-MM-DD_vN.xlsx abre pela aba Verificação, uma folha de uma página A4 feita para a pessoa revisora. Ela traz:
- Identificação: tarefa, versão da skill, período, data e hora, status.
- Entradas: os arquivos lidos e os que faltaram.
- Números-chave: saldo do extrato, saldo do sistema, diferença explicada e diferença não explicada, todos por fórmula.
- Ponte de saldos: do saldo do sistema ao saldo do extrato, descontando divergências e pendências.
- Conferências feitas pela skill: cada uma com o resultado PASSA ou ALERTA.
- Itens que exigem decisão: até 8, por prioridade.
- Revisão e assinatura: decisão (Aprovado, Aprovado com ressalvas ou Devolvido), ressalvas, nome, data e assinatura, em branco para a pessoa.
Atrás da folha vêm o Resumo, os Conciliados, as Divergências e as Pendências de revisão. Depois de revisar, a pessoa salva a pasta de trabalho inteira em PDF, decide e assina. Esse PDF é o relatório da conciliação daquele dia.
Um modelo de planilha de conciliação bancária que fecha sozinho
Muita gente procura um modelo de planilha de conciliação bancária. O modelo do template é uma planilha Excel comum, sem macros, e o que o diferencia são as fórmulas:
- o saldo final calculado de cada lado sai do saldo anterior mais os movimentos;
- a diferença entre sistema e banco é calculada sozinha;
- a diferença explicada soma o efeito de cada divergência e de cada pendência;
- a diferença não explicada tem de dar zero e fica em destaque se não der;
- a folha de Verificação lê tudo das abas, sem digitação.
A skill preenche a planilha a cada execução, mas o modelo também pode ser preenchido à mão. Ele já organiza a conferência mesmo antes de você automatizar.
2. O registro de execução
É um arquivo CSV que fica fora da pasta da skill. Cada execução acrescenta uma linha, sem mexer nas anteriores. Com o tempo, ele vira o histórico da operação: quando rodou, com quais arquivos, o que saiu, quantos itens ficaram para revisão e quem revisou.
data_hora;tarefa;skill;versao;periodo;status;entradas_lidas;entradas_ausentes;saida;itens_processados;itens_para_revisao;motivo;revisor;revisado_em
2026-10-29 08:55;T01;conciliacao-bancaria;2.2;2026-10-05;Concluída com alertas;…;;conciliacao-2026-10-29_v1.xlsx;13;7;Diferença totalmente explicada com 2 divergências e 5 pendências para revisão;Pessoa revisora;
2026-10-29 08:43;T01;conciliacao-bancaria;2.2;2026-10-05;Parada;…;;aviso-parada-2026-10-29_v1.xlsx;0;0;Continuidade quebrada entre o saldo anterior do extrato e o saldo final da conciliacao anterior;Pessoa revisora;
O status é sempre um destes quatro:
| Status | Quando |
|---|---|
| Concluída | terminou sem nada para revisar |
| Concluída com alertas | gerou a saída, mas há itens para revisão ou uma entrada opcional faltou |
| Parada | interrompeu por uma regra de parada |
| Falhou | não terminou por problema de ambiente, como arquivo ilegível |
A última coluna, revisado_em, a skill deixa vazia. Quem preenche é a pessoa, depois de revisar. Assim, o registro também mostra o que foi rodado e ainda não foi conferido.
O mesmo arquivo pode receber linhas de outras skills da empresa, porque a coluna tarefa identifica de qual rotina é cada linha.
3. O aviso de parada
Quando falta um arquivo obrigatório, o saldo não fecha, a continuidade quebra ou aparece um bloqueio judicial, a skill não grava a conciliação. Ela grava um aviso de parada (aviso-parada-AAAA-MM-DD_vN.xlsx), sem números de negócio, com o motivo, as entradas ausentes, o que fazer e um campo "Ciente" para a pessoa assinar. Na conversa, ela explica os números e o que falta.
Parar cedo é uma funcionalidade. Uma planilha convincente e errada custa mais caro que uma execução interrompida.
Os modelos dessas três entregas estão no template: o modelo de saída com a aba Verificação, o modelo do registro de execução e o modelo do aviso de parada. No artigo sobre como criar a skill você vê como configurá-los.
O que vem no template
O pacote atualizado separa o kit editável, o guia e os exemplos de estudo:
kit-editavel/: tudo o que você preenche para construir a sua skill.GUIA-DE-PREENCHIMENTO-COM-IA.md: no pacote atualizado, ajuda a entrevistar a pessoa e registrar o mapeamento em arquivos novos, sem alterar o kit nem gerar a skill.conciliacao-bancaria/edados-teste/: skill e entradas fictícias da Horizonte Claro para estudar e conferir o ambiente.testes-para-estudo/: no pacote atualizado, reúne os testes que eu fiz com a empresa fictícia Horizonte Claro e cinco perfis, com arquivos preenchidos e resultados para estudar. Não é para uso real. O download anterior em.rartraz somente o kit editável; consulte a área de compras ou o suporte sobre a atualização.
kit-editavel/
├── ficha-mapeamento-conciliacao.docx
├── pedido-de-construcao.md
├── referencias/
│ ├── erros-comuns.xlsx
│ ├── glossario.md
│ ├── de-para-descricoes.xlsx
│ ├── calendario-dias-uteis.xlsx
│ └── taxas-e-tarifas-contratadas.xlsx
├── lista-de-caminhos/
│ └── caminhos-entrada.xlsx
├── modelo-de-saida/
│ └── modelo-saida-conciliacao.xlsx
├── relatorio-de-verificacao/
│ └── modelo-aviso-de-parada.xlsx
├── registro-de-execucao/
│ ├── registro-de-execucao.md
│ └── modelo-registro-de-execucao.csv
└── testes/
└── registro-de-testes.xlsx
Repare que o template não traz um SKILL.md. O arquivo da skill não é escrito à mão a partir de um modelo. Você preenche a ficha e as referências, e a IA gera o SKILL.md a partir delas, depois de fazer perguntas. Isso está no artigo sobre como criar a skill.
O caminho até a sua skill
A trilha segue a ordem em que você vai trabalhar:
| Artigo | O que você faz |
|---|---|
| Mapear | Responde ao perfil, preenche a ficha, ajusta o catálogo de erros e as referências |
| Criar a skill | Preenche a lista de caminhos, prepara os modelos, pede para a IA gerar a skill e lê o SKILL.md |
| Testar | Testa com dados fictícios, com conciliações antigas e em paralelo, antes de confiar |
Perguntas frequentes
Conciliar o saldo final não basta? Não. Dois erros de mesmo valor, uma entrada e uma saída esquecidas, se anulam e o saldo fecha. Cada par precisa ser conferido e cada diferença, explicada.
Quanto tempo a conciliação leva na minha empresa? Depende de contas, lançamentos, meios de pagamento e exceções. Os números deste artigo são hipóteses do livro. Antes de automatizar, cronometre algumas conciliações e conte lançamentos e exceções: essa é a sua linha de base.
A automação vai substituir quem faz a conciliação? Não. Ela tira a parte mecânica (ler, normalizar, casar, somar) e deixa para a pessoa o que exige decisão: aprovar agrupamentos, investigar diferenças, lançar ajustes e aprovar a conciliação.
Próximo artigo
No artigo 2, começamos a montar: perfil da empresa, ficha de mapeamento, catálogo de erros e referências, com o exemplo preenchido de uma clínica.
Template de conciliação bancária com IA
Não comece do zero. O template traz tudo o que você viu nesta trilha, pronto para preencher com as regras da sua empresa:
- Ficha de mapeamento modular: perfil da empresa, Base e 13 módulos (boletos, PIX, cartões, marketplace, folha…). Você usa só o que a empresa faz.
- Catálogo com 100 situações de erro e exceção, já classificadas em Corrigir, Alertar e Parar.
- Modelos prontos: planilha de conciliação com fórmulas e folha de Verificação para assinatura, aviso de parada e registro de execução.
- Lista de caminhos, referências (glossário, de-para, calendário de dias úteis, tarifas) e o pedido de construção testado para gerar a skill.
- Testes para estudo: o case Horizonte Claro com gabarito, execuções em sessão limpa e cenários fictícios de perfis variados.
A skill que vai para a rotina é a que você monta com a ficha da sua empresa, e testa antes de confiar.
Conheça o template, veja o conteúdo do pacote e as condições de compra.