Como mapear a conciliação bancária para automatizar com IA

IA no financeiro · Conciliação bancária, artigo 2 de 4. No artigo 1, vimos o que é a conciliação, quanto custa e o que a skill entrega. Veja a trilha completa e as outras tarefas.

Passo 1: responda ao perfil e escolha os módulos

Uma ficha única para toda empresa ficaria enorme e misturaria regras que você não usa. Por isso o kit é modular: existe uma Base que vale para todos e módulos que você liga conforme o perfil.

O perfil é uma lista de perguntas, como:

• Como a empresa registra o que paga e recebe hoje?
• Quantas contas e quantos bancos?
• Recebe por boleto? Por PIX? Vende no cartão? Vende em marketplace?
• Tem aplicação, empréstimo, folha, cartão corporativo, dinheiro em espécie?

Cada resposta "sim" liga um módulo:

#	Módulo
1	Base (toda empresa)
2	Boletos recebidos
3	PIX recebidos
4	Pagamentos
5	Cartões
6	Marketplaces e intermediadores
7	Tarifas e encargos
8	Aplicações e empréstimos
9	Conciliação contábil do saldo
10	Cartão de crédito da empresa
11	Dinheiro em espécie e depósitos
12	Folha, pró-labore e guias
13	Antecipação e desconto de recebíveis

E se a empresa não tem registro nenhum? Quem usa caderno ou não controla começa pelo modo sem registros. A skill não inventa um sistema: classifica cada linha do extrato como empresa, pessoal, transferência ou não identificada. Depois de um ou dois períodos, essa planilha classificada vira o registro do período seguinte.

Exemplo preenchido: o perfil da clínica

Repare em três coisas:

• As respostas têm detalhe. Em vez de só "Sim", a clínica escreveu "Sim — boleto registrado no banco, para as empresas clientes" e "Sim — pacote de 79,90 + 2,50 por boleto liquidado". Esse detalhe vira regra depois.
• O "Não" também é informação. Sem cartão, sem marketplace, sem conta pessoal misturada: esses módulos saem da ficha.
• Os módulos ligados foram seis: Base, 2 (Boletos), 3 (PIX), 4 (Pagamentos), 7 (Tarifas) e 12 (Folha e guias). Os outros foram apagados.

Passo 2: preenchendo a ficha de mapeamento

A ficha preenchida é a especificação da skill. Tudo o que a IA vai fazer sai dela. Se uma regra não está na ficha, a IA vai perguntar, ou pior, vai supor.

Antes de preencher

• Acompanhe uma conciliação real do começo ao fim. Anote de onde vem cada arquivo, quando fica disponível, quem exporta, que filtros usa e como a pessoa reconhece uma exceção. A ficha descreve o processo que existe, não um processo ideal que ninguém segue.
• Junte quem conhece cada fonte. A tesouraria informa banco, saldo e quando o extrato fica disponível. O contas a receber explica boletos, PIX e recebíveis. O contas a pagar explica lotes, fornecedores e guias. A contabilidade define competência e retenções. Quem é dono do processo aprova tolerâncias, agrupamentos, níveis de erro e quando parar.
• Uma ficha por conta. Se a empresa tem várias contas, cada uma tem a sua ficha.

Como a ficha está organizada

Artigo	O que você faz
Cabeçalho	empresa, conta e banco, quem preencheu e a versão da ficha (v1, mês/ano)
Como usar e níveis	leia a legenda de preenchimento; os níveis Corrigir, Alertar e Parar são sugestões que você confirma conforme as regras da empresa
A · Perfil	responda às perguntas e marque os módulos que a sua empresa usa
B0 · Modo sem registros	só se a empresa não tem controle interno; senão, apague
B · Base	preencha inteira: vale para toda empresa
Anexo · Módulos	mantenha só os módulos que você marcou e apague os outros

Legenda da ficha: vermelho claro com ★ pede uma resposta obrigatória; verde claro indica um campo opcional; branco traz instrução, exemplo ou conteúdo já definido. Nos módulos, a ★ só se aplica depois que você marca o módulo correspondente. Não há motivo para preencher os 13 módulos se a empresa usa apenas alguns.

Quer preencher com ajuda da IA?

No pacote atualizado, GUIA-DE-PREENCHIMENTO-COM-IA.md conduz uma entrevista para preencher o kit. Abra a pasta do produto no Claude Cowork ou em outra IA que leia e grave arquivos, autorize uma pasta de trabalho separada e envie:

Leia o arquivo GUIA-DE-PREENCHIMENTO-COM-IA.md desta pasta e me ajude a preencher o kit.

A IA pergunta por blocos, resume cada resposta para você confirmar e grava apenas respostas-mapeamento.md e lista-de-caminhos-preenchida.xlsx na pasta de trabalho. “Não sei” fica a confirmar. Você decide tolerâncias, módulos e responsáveis e revisa as pendências antes do pedido de construção. O guia não cria a skill; você pode seguir o preenchimento manual abaixo. O guia completo do download ao agendamento mostra os dois caminhos.

Preenchendo a Base

Preencha a Base e depois só os módulos que você ligou. Apague os outros.

A Base tem seis blocos:

Bloco	O que preencher	Dica
1. Objetivo	processo, quem faz hoje, frequência (e sobre qual período), quem recebe o resultado e aprova, e o objetivo em uma frase	Complete: "Este processo serve para ___, é feito por ___ com frequência ___ e o resultado vai para ___."
2. Entradas	para cada fonte (extrato, registros da empresa, conciliação anterior, extrato pessoal se houver): o arquivo, onde está, as colunas usadas e observações	Diga o que, somado, forma o lado da empresa (por exemplo: planilha de caixa + recebíveis da maquininha). Sem isso, a diferença nunca fecha.
3. Regras, na ordem	como um lançamento do banco e um do sistema viram par	Já vem com 11 regras; ajuste as que forem diferentes na sua empresa
4. Saídas	nome do arquivo, abas, fórmulas, resumo na conversa, registro de execução e relatório de verificação	O padrão do kit já serve para a maioria
5. Exceções e erros comuns	o que fazer em cada situação fora do normal, com o nível	Copie do catálogo só o que acontece com você
6. Critérios de sucesso	o que precisa ser verdade para a execução estar certa	Escreva de forma verificável: "diferença não explicada = 0", e não "conciliação correta"

Na parte de Entradas, cada fonte vira uma linha. Na coluna "Arquivo e onde está", escreva só o nome e a pasta lógica; o caminho completo vai para a lista de caminhos.

Exemplo preenchido: objetivo e entradas da clínica

O que vale observar:

• A frequência explica o período: "tudo desde a última conciliação até ontem (depois de fim de semana ou feriado, pega vários dias)". Sem essa frase, a IA não saberia o que fazer numa segunda-feira.
• As colunas usadas estão listadas e a observação explica o formato: "os valores são sempre positivos; o Tipo diz se entra ou sai".
• O lado da empresa está definido: "só as linhas Baixado, pelo valor líquido, com a data da baixa dentro do período". É isso que faz a diferença fechar.
• Quem não usa, diz que não usa: extrato pessoal, "Não uso"; folha e guias, "Não tenho arquivo separado; estão na planilha financeira".
• O módulo de boletos trouxe uma entrada a mais: o relatório de boletos liquidados, baixado do app do banco junto com o extrato.

O bloco de regras já vem com uma sequência que vale para quase toda empresa. Você ajusta o que for diferente:

1. Preparar os dados: datas e valores no formato brasileiro, linhas de saldo separadas, sinal certo, cancelados fora.
2. Conferir cada fonte: saldo anterior + movimentos = saldo final.
3. Conferir a continuidade: o saldo anterior é o saldo final da conciliação anterior.
4. Casar os pares: valor exato, data dentro da tolerância, descrição só como apoio, cada lançamento em no máximo um par.
5. Rodar os módulos ligados.
6. Classificar o que sobrou em Divergências e Pendências de revisão.
7. Explicar a diferença: a não explicada tem de ser zero.
8. Nunca concluir: não alterar o sistema, não acessar o banco, não aprovar.
9. Quando duas regras discordam, vale a coluna Usa? do catálogo e a regra mais específica da empresa; na dúvida, Pendências.
10. Data de referência: a da frequência, a menos que a pessoa peça outra ("concilia o dia 08/10").
11. Ao parar: não grava a conciliação; grava a linha Parada e o aviso de parada, e explica na conversa o motivo, os números e o que falta.

No fim da Base há um quadro chamado Decisões que são suas. São as escolhas que o kit não pode fazer por você, como a tolerância de data e o que fazer com um lançamento que corresponde a vários do outro lado.

Exemplo preenchido: as decisões da clínica

A clínica aceitou a tolerância sugerida (2 dias úteis), mas abriu uma exceção explícita para agrupamentos: "Só o crédito da cobrança (um crédito = vários boletos pagos, pelo relatório de liquidados). No resto, não." É o tipo de decisão que só a empresa pode tomar, e que a IA nunca deveria supor.

Uma dica do livro: transforme resposta vaga em decisão observável.

Resposta vaga	Decisão que a skill consegue seguir
"Datas próximas"	até 2 dias úteis, pelo calendário do kit
"Valor parecido"	valor exato; qualquer diferença vai para Divergências
"Cartão confere pela soma"	só agrupa com o relatório da maquininha, e uma pessoa aprova
"O arquivo de sempre"	nome, pasta, dono e o que fazer se ele não estiver lá

Se alguma resposta depender da memória de uma pessoa, ela ainda não está pronta para virar regra.

Exemplo: a ficha resumida da Horizonte Claro

Bloco	Preenchimento do exemplo
Objetivo	Preparar uma proposta diária entre extrato e ERP, explicar toda diferença e entregar para revisão, sem concluir a conciliação
Perfil	Uma conta PJ; ERP; recebe PIX e cartões; paga fornecedores; confere tarifas
Entradas	Extrato CSV, movimentos do ERP, conciliação anterior, calendário, de-para, taxas e modelo de saída
Módulos	PIX, pagamentos, cartões e tarifas
Tolerância	até 2 dias úteis (decisão da empresa)
Agrupamento	não casar automaticamente um lançamento com vários; exigir relatório ou revisão
Quem aprova	Controller
Exceções	sem par vai para Pendências; saldo que não fecha e bloqueio judicial param a execução
Sucesso	saldos fecham, diferença não explicada zero, nenhum par forçado, fórmulas sem erro e origens preservadas

Na sua empresa, cada linha dessa tabela vai ter outra resposta. É isso que faz a skill ser sua.

Preenchendo os módulos

Cada módulo que você manteve tem duas partes:

• Entradas adicionais: os arquivos que esse tipo de movimento exige. Por exemplo, o relatório de boletos pagos (módulo 2), a agenda de recebíveis da maquininha (módulo 5) ou o resumo da folha (módulo 12). Se você não tem o arquivo, escreva "não tenho" na ficha. A IA vai perguntar o que fazer, em vez de supor.
• Exceções e erros comuns do módulo: as situações típicas daquele tipo de movimento, com o nível. Por exemplo, boleto pago com juros, PIX sem identificação, chargeback no cartão.

Antes de dar a ficha por pronta

Faça uma leitura em voz alta com quem executa e quem aprova. Para cada módulo, pergunte:

1. Qual arquivo prova o movimento?
2. Qual regra forma o par?
3. Que exceção impede o par?
4. Quem resolve a exceção?
5. Que evidência encerra a pendência?

Se alguma resposta depender da memória de alguém, ela ainda não está na ficha.

Passo 3: o catálogo de erros

O catálogo (referencias/erros-comuns.xlsx) lista as situações que fogem do normal e o que a skill deve fazer em cada uma. Ele já vem com cerca de 100 situações, organizadas por módulo. Você não precisa preenchê-lo do zero. Consulte as situações aplicáveis durante a construção da skill; acrescente uma linha quando a criação ou os testes revelarem um erro novo. Cada situação tem um de três níveis:

Nível	O que a IA faz
Corrigir	arruma sozinha e avisa no resumo, só quando existe uma única correção possível
Alertar	calcula, mas lista para uma pessoa conferir
Parar	não entrega e pergunta

Regra do kit: na dúvida, Alertar. A IA nunca inventa um valor que falta nem "corrige" um número que pode estar certo.

Os erros básicos

O módulo 1 (Base) traz os erros que valem para qualquer empresa. Alguns deles:

Situação	O que a skill faz	Nível
Data e valor no formato brasileiro	converte antes de comparar	Corrigir
Linha de saldo no meio do extrato	separa dos movimentos e usa na conferência	Corrigir
Sinal diferente entre as fontes	aplica o sinal pelo tipo	Corrigir
Movimento só no banco (tarifa, juros)	Divergências; não lança no sistema	Alertar
Lançado no sistema, ainda não no banco	Pendências até o fim da tolerância	Alertar
Mesmo movimento com valor diferente	Divergências, com os dois valores	Alertar
Um lançamento para vários do outro lado	não casa; Pendências mostrando a soma	Alertar
Linha repetida no extrato	conta uma vez; Pendências para conferir	Alertar
Estorno (saiu e voltou)	nunca casa o pagamento original; Pendências com prioridade	Alertar
Movimento pessoal na conta da empresa	Pendências como "movimento pessoal"	Alertar
Saldo calculado ≠ saldo informado pelo banco	para e avisa	Parar
Saldo anterior ≠ conciliação anterior	para, com os dois saldos	Parar
Arquivo de entrada não encontrado	para e pede o arquivo; nunca usa versão antiga	Parar
Célula com erro na planilha gerada	não entrega	Parar
Bloqueio judicial na conta	para e avisa o responsável	Parar

Como ler a planilha do catálogo

A aba Catálogo tem uma linha por situação e oito colunas:

Coluna	O que é
Módulo	o número do módulo da ficha: 0 = modo sem registros, 1 = Base, 2 a 13 = módulos específicos
Nome do módulo	Base, Boletos recebidos, PIX recebidos, Cartões…
Situação	o erro ou a exceção, em poucas palavras
Exemplo	como ela aparece nos arquivos
O que a skill deve fazer	a ação esperada, dizendo em que aba o item vai parar
Nível	Corrigir, Alertar ou Parar (lista suspensa)
Usa?	Sim ou Não (lista suspensa): essa situação acontece na sua empresa?
Observação da empresa	por que você mudou o nível ou como a situação aparece aí

Há duas indicações visuais diferentes. O fundo vermelho claro com ★ da coluna Usa? marca a decisão obrigatória para cada situação aplicável; o fundo verde claro das colunas Nível e Observação da empresa indica campos opcionais. A planilha também tem formatação condicional para destacar o nível escolhido e deixar cinza uma linha marcada com Usa? = Não. Esses destaques não substituem o texto: para construir a skill, leia os valores das colunas Nível e Usa?. Use o filtro do cabeçalho para ver somente os módulos ativados.

Na entrega, a coluna Usa? já vem marcada com "Sim" nas 24 situações da Base e vazia nos módulos. Ao criar a skill, confirme as decisões dos módulos que você ativou com a pessoa responsável. Os campos de observação e as linhas novas são usados quando houver uma particularidade ou um erro identificado.

O catálogo tem mais duas abas: Como usar, com as instruções, e Perfil, com as mesmas perguntas da ficha e a indicação de qual módulo cada resposta liga.

Ajuste à sua empresa

Na coluna Usa?, confirme as situações aplicáveis à sua empresa. Ajuste o Nível quando o seu risco for diferente: numa empresa, uma tarifa só no banco pode ser só um alerta; em outra, pode ser motivo de investigação. Use a coluna Observação da empresa para explicar a escolha. Se surgir uma situação ausente do catálogo, adicione-a, indique a ação, o nível e Usa? = Sim, atualize a regra correspondente e repita o teste afetado.

Antes de gerar a skill, confira se três coisas concordam: as respostas do perfil, os módulos que ficaram na ficha e a coluna Usa? do catálogo. Se o perfil diz que você vende em marketplace e o catálogo desliga o módulo 6, resolva isso antes.

Exemplo preenchido: o catálogo da clínica

Na clínica, a coluna Usa? ficou assim:

Módulo	Usa?
1 · Base	21 situações Sim e 3 Não (transferência entre contas próprias, movimento pessoal na conta da empresa e cheque devolvido, que não acontecem lá)
2 · Boletos, 3 · PIX, 4 · Pagamentos, 7 · Tarifas, 12 · Folha e guias	todas Sim
0, 5, 6, 8, 9, 10, 11 e 13	todas Não: as linhas ficam cinza

E a coluna de observação explica o que é particular da clínica. No módulo de boletos:

Na linha "Boleto pago com impostos retidos", a clínica anotou: "O boleto já é emitido pelo valor líquido". Sem essa observação, a IA poderia tratar a diferença entre o valor da nota e o valor pago como desconto não previsto.

Como acrescentar um erro novo

Os erros mais úteis do catálogo são os que você vai encontrar usando a skill. Quando aparecer um caso que ela não tratou bem, decida para onde ele vai:

Se o caso é…	Ele entra em…
uma descrição que se repete ("PIX RECEBIDO AURORA" é o cliente Aurora)	de-para de descrições
uma situação que pede Corrigir, Alertar ou Parar	catálogo de erros, numa linha nova no fim da aba Catálogo
uma mudança na forma de conciliar	ficha e, depois, na skill

Depois de registrar, anote no registro de testes o que deu errado e o que foi corrigido, e rode os testes de novo.

Um cuidado do livro: não acrescente uma regra só para fazer um caso antigo passar. A regra precisa fazer sentido para os próximos períodos também.

Atalho: tudo o que aparece aqui — a ficha modular, o catálogo com 100 situações já classificadas e os modelos com fórmulas — está reunido no Template de Conciliação Bancária com IA.

Passo 4: os arquivos de referência

Além do catálogo, o kit tem quatro referências. Use só as que as suas regras precisam.

Glossário (glossario.md). O significado de cada termo do jeito que a sua empresa usa. Coloque aqui só o que pode ser entendido de mais de um jeito, porque é exatamente aí que a IA chutaria. Exemplo: "Tarifa inclui juros e IOF? ___".

Um trecho do glossário do kit:

Termo	Significado na sua empresa
Data de referência	O período que está sendo conciliado — o dia útil anterior, a semana ou o mês: ___ —, não o dia em que a skill roda.
Dia útil	Segunda a sexta, menos feriados nacionais e ___ (feriados locais da sua cidade).
Pendência	O que precisa de uma pessoa decidir ou investigar.
Tarifa	Cobrança do banco (pacote, TED, boleto…). Inclui juros e IOF? ___
Item em trânsito	Lançado de um lado, ainda não apareceu do outro (ex.: cheque não compensado).

De-para de descrições (de-para-descricoes.xlsx). Ensina à skill o que a pessoa sabe de cabeça: "PAGTO BOLETO ALFA METAIS" é o fornecedor Alfa. Ele cresce com o uso: toda pendência resolvida do tipo "esse PIX era do cliente X" vira uma linha nova, e a fila de revisão diminui.

O de-para da clínica, já preenchido:

Cada linha é algo que a Renata sabia de cabeça: "CRED COBRANCA" é o crédito dos boletos pagos no dia útil anterior, "CEMIG" é a conta de energia em débito automático, "JULIANA PEREIRA" é a funcionária da recepção. Com o de-para, a skill sabe disso também.

Calendário de dias úteis (calendario-dias-uteis.xlsx). Já vem com os feriados nacionais e bancários do ano. Você acrescenta os do seu estado e da sua cidade. Sem calendário, a skill erra toda segunda depois de feriado: concilia o dia errado ou alerta um recebimento que ainda estava no prazo.

Taxas e tarifas contratadas (taxas-e-tarifas-contratadas.xlsx). A referência para comparar o cobrado com o contratado: tarifas do banco, taxas da maquininha, comissão de marketplace e antecipação. Apague as abas que você não usa.

Na clínica, a aba de tarifas registrou o pacote de R$ 79,90 por mês e R$ 2,50 por boleto liquidado, e as abas de cartões, marketplace e antecipação foram apagadas. Do calendário, ela acrescentou os feriados de Belo Horizonte (15/8 e 8/12).

Perguntas frequentes

Preciso preencher todos os módulos? Não. A maioria das empresas usa a Base e de 2 a 5 módulos. Apague os outros da ficha e marque "Não" no catálogo.

Funciona com qualquer banco e sistema? Funciona com arquivos que você consiga exportar e descrever na ficha: colunas, formato de data, sinal e onde o arquivo fica. O catálogo já trata formato brasileiro de data e valor, linhas de saldo no meio do extrato e sinais diferentes entre as fontes.

E se eu não souber responder uma pergunta da ficha? Deixe a pergunta marcada e leve para quem conhece aquela fonte. Uma regra que ninguém sabe dizer não pode virar regra da skill. A IA também vai perguntar, no passo 7.

Próximo artigo

Com a ficha, o catálogo e as referências prontos, o artigo 3 mostra a lista de caminhos, os modelos, como pedir para a IA gerar a skill e como ler o SKILL.md.

Template de conciliação bancária com IA

Não comece do zero. O template traz tudo o que você viu nesta trilha, pronto para preencher com as regras da sua empresa:

• Ficha de mapeamento modular: perfil da empresa, Base e 13 módulos (boletos, PIX, cartões, marketplace, folha…). Você usa só o que a empresa faz.
• Catálogo com 100 situações de erro e exceção, já classificadas em Corrigir, Alertar e Parar.
• Modelos prontos: planilha de conciliação com fórmulas e folha de Verificação para assinatura, aviso de parada e registro de execução.
• Lista de caminhos, referências (glossário, de-para, calendário de dias úteis, tarifas) e o pedido de construção testado para gerar a skill.
• Testes para estudo: o case Horizonte Claro com gabarito, execuções em sessão limpa e cenários fictícios de perfis variados.

A skill que vai para a rotina é a que você monta com a ficha da sua empresa, e testa antes de confiar.

Quero usar a estrutura pronta para mapear a conciliação.